O registro fiel da sua reunião,
pronto em dois dias úteis.

As duas modalidades são aceitas. Para reuniões presenciais em São José dos Campos e região do Vale do Paraíba, deslocamento está incluído no escopo. Para reuniões remotas, participamos pela plataforma indicada pelo cliente (Teams, Zoom, Google Meet ou equivalente). O processo de registro é o mesmo nos dois casos.

O rascunho da ata contém lista de presença, decisões tomadas com a redação exata acordada, ações com responsável e data, e pontos de pauta sem deliberação registrados como informativos. O arquivo final — após aprovação do presidente ou do órgão competente — é entregue em formato pronto para arquivo societário. O rastreador de ações é atualizado na mesma entrega.

Para o serviço avulso e para o secretariado de comitê, o rascunho é enviado em até dois dias úteis a partir do encerramento da reunião. Para reuniões longas ou com deliberações particularmente técnicas, alinhamos previamente um prazo adequado com o cliente.

O retainer trimestral cobre até duas reuniões por mês dentro do ciclo acordado. Reuniões extraordinárias convocadas fora desse número são atendidas mediante ajuste de escopo, que acordamos com o cliente antes da reunião ocorrer.

O programa tem duração de seis meses. Na fase inicial (primeiras quatro semanas), mapeamos todos os órgãos deliberativos do grupo, definimos o padrão de ata, montamos o calendário de reuniões e acordamos as regras de retenção de documentos com os assessores jurídicos do cliente. A partir daí, o coordenador nomeado acompanha cada órgão, mantém o registro de decisões centralizado e entrega um relatório mensal ao secretário do grupo.

A aprovação do registro é sempre responsabilidade do presidente da reunião ou do órgão deliberativo. A Quiraça produz o rascunho e gerencia o processo de revisão; a decisão sobre o texto final pertence a quem preside. Esse ponto é deixado claro no início de cada contrato.

Por padrão, entregamos em formato de texto editável (Word/DOCX) para a fase de revisão e em PDF para o arquivo final aprovado. Se o cliente utilizar sistema próprio de gestão documental ou tiver outros requisitos de formato, alinhamos antes de começar o trabalho.